Projenin zaman, maliyet ve kalite açılarından tetkik edilmesini,
Projenin belirlenen hedefler doğrultusunda ilerlemesi aşamalarında gereken iş ve işlemlerin yerine getirilmesini,
Projenin verimli bir şekilde ilerlemesi için gereken plan, program ve diğer işlemlerin yapılması işlerini kapsar.
Profesyonel bir süreç olan proje yönetimi projenin tasarımı aşamasında başlar ve proje bitimine kadar devam eder.
Profesyonel proje yönetiminde proje bitiminde de işverene verilen destek sürer.Yapıların daha uzunlu ömürlü ve daha verimli olmasını sağlayan inşaat Proje Yönetimi sayesinde MALİYET ve ZAMAN yönünden çok ciddi kazanç elde edilebilir.
Proje yönetimi tek başlık altında incelenemeyecek kadar geniş alt aşamaları içerir. Proje Yönetimi farklı disiplinlerdeki çalışanların bir araya gelerek yaptıkları bir çalışma olduğundan dolayı gerekli eşgüdümün sağlanması gerekir. Kalite ve verimlilik esaslarının ön plana alındığı projelerde projenin istenen gerekleri yerine getirebilmesi için proje yönetiminin dikkatle yerine getirilmesi gerekir.
Proje yönetiminin etkin bir şekilde yerine getirilebilmesi için nitelikli bir proje yöneticisine ihtiyaç vardır. Farklı disiplinleri bir arada tutabilme ve gerektiğinde aradaki bilgi akışını doğru yönetebilme becerisine sahip proje yöneticileri projenin başarısında önemli bir rol üstlenirler.
Projenin detayları da proje yöneticisinin kontrolü altındadır. Proje Yönetimi aynı zamanda MALİYET yönetimi olup, maliyetin dışında da bileşenler mevcuttur.Yapılan işlerin raporlanması, fizibilite raporları, projenin takvime uygun ilerlemesi, ZAMAN proje yönetiminin bileşenlerini oluşturur.
İnşaat Proje Yönetimi sadece şantiyedeki işlerin yönetilmesi olarak düşünülmemelidir. Yeni nesil yapı inşa faaliyetleri nedeni ile şantiye dışında da birçok etmen ürünü etkilediğinden dolayı Proje Yönetiminin çok yönlü ve uzmanlık gerektiren bir iş olduğu bilinmelidir.Bir inşaatın maliyet yönetimi, inşaatın verilen takvime göre işlemesi, fizibilite çalışmalarının yapılması, statik analizlerinin yapılmış olması,doğru malzemelerin kullanımı gibi başlıklar inşaat Proje Yönetimi açısından dikkat edilen hususlardandır.
Proje Yöneticisinin Sorumlulukları Nelerdir?
Proje yöneticisinin sorumlu olduğu alanlar bunlar ile sınırlı değildir. Gerekli hallerde farklı birimlerden sorumlu danışmanların atanması, taslaktan uygulamaya her türlü yazılı dokümantasyonun hazırlanması, iş bitimi raporlamasının yapılması, inşaat için gerekli izinlerin alınmış olması, ihale süreçlerinin takibi, iş ve işçi sağlığı ile ilgili tedbirlerin alınmış olması proje yöneticisinin sorumluluğu altındadır.
İyi bir proje yöneticisi gerekli sorumlulukları yerine getirmesinin yanı sıra operasyon ve yönetim aşamasında da gerekli becerileri sergileyebilmelidir. Farklı çalışanların bir ekip ruhu ile hareket etmesi, gerekli bilgi akışının hızlı ve seri bir şekilde gerçekleştirilmesi iyi bir proje yöneticisinden beklentiler arasındadır.
İyi bir proje yöneticisi karşılaştığı sorunları hızlı bir şekilde çözebilen ve analitik düşünme becerileri gelişmiş sahadan biri olmalıdır. Teknik bilgisi yeterli, gerektiğinde cesur kararlar almaktan çekinmeyen proje yöneticileri inşaat Proje Yönetimi açısından gereklidir.
İHALE YÖNETİMİ :
İlgili Proje firması tarafından hazırlanan projelerinin tamamlanması ile birlikte işin teklif alma aşaması hazırlığı Proje Yönetimi tarafından başlatılır ve aşağıdaki sıralamaya uygun olarak iş akışı sağlanır.
Teklif Alma Programı ve Bütçe Hazırlanması.
Alt Yüklenici Seçme ve Değerlendirme.
Alt Yüklenici Listelerinin Hazırlanması ve İşveren Onayı.
İhale Dosyalarının HazırlanIanışı(Teknik şartnameler,birim fiyat tarifleri,keşif özeti, projeler vs.)
Teklif Alma Dosyası Dağıtımı.
Teklif Değerlendirme Tablolarının Hazırlanması.
Alt Yüklenici Firmalar ile Teklif Değerlendirme Toplantıları.
Sözleşme Dosyasının Hazırlanması ve İmzalanması.
Teklif vermek isteyen yapımcılara ihale belgeleri ve projeler üzerinde diledikleri gerekli açıklamaları yapar. Mutabık kalınan ya da işveren uygun gördüğü ihale şekline göre İhale belgelerinin hazırlanması iş aşamasında hazırlanan ihale belgelerine ve ihale şartnamesine uygun olarak, ihaleyi ilan eder ya da teklif alınacak yapımcıları ihaleye davet eder.
Yeterlilik durumları sınanmasına karar verilmişse, teklif verecek olan ya da veren yapımcıların belgelerini inceleyerek ve gerekli istihbaratı yaparak yeterliliklerini inceler ya da bu çalışmayı yapan komisyona katılır.
Herhangi bir teklif alma ya da eksiltme işlemi sonucunda uygun teklifin saptanabilmesi için çeşitli yönlerden incelemelerde bulunur. Teklifleri, önerilen birim fiyatlar, toplam fiyat, toplam indirim süre, yapım teknolojisi, teknik yeterlilik (kadro, makine-ekipman vb) teminatlar vb. karşılaştırmalar yaparak irdeler.
İhaleye katılan teklif sahiplerinin tekliflerinin ekonomik ve teknik yönden değerlendirmesini yapar.
İnceleme ve irdeleme sonuçlarını bir rapor ile işveren’e bildirir.
İşveren ve alt yüklenicilerle yapılacak sözleşmeleri hazırlar ve imzalanmasında danışmanlık yapar. Kiminle sözleşme yapacağına işveren kendisi karar verir ve bunun sorumluluğunu kendisi taşır.Proje Yönetimi’nin işveren’e alt yüklenici/yapımcı önermesi onun yapacağı işlerin sorumluluğunu Proje Yönetimine yüklemez.
MALİYET - MUHASEBE YÖNETİMİ :
Projeye ait tüm hakedişler ve masraflar ProjeYönetimi tarafından koordine ve kontrol edilir.Bütün fatura, tutanak, günlük hakedişler şantiyede dosyalanır.Belli periyotlarla işveren’e sunulur.
KALİTE TEMİNİ VE KONTROLÜ :
Yatırım, proje aşamasından anahtar teslimine kadar olan süreç içerisinde, kalite standartları doğrultusunda ProjeYöneti’mi tarafından kontrol edilir.
PROJE DİSİPLİNLERİ VE KOORDİNASYONU :
Şantiye aşamasından önce proje ile ilgili her detay proje üzerinde incelenir, kontrol edilir.Mimari, elektrik, mekanik projelerinin birbirileri ile ilgili noktaları, bağlantıları, birbirilerine etkileri kontrol edilir problem anında ilgili disiplin tarafından düzenlenmesi talep edilir.Bu sayede uygulama esnasında yanlış veya birbirini olumsuz etkileyen farklı disiplinlerden gelen tekrar yıkım ve yapım taleplerinin de önüne geçilebilecek.
RAPORLAMA :
İşveren her hafta düzenlenen şantiye koordinasyon toplantıları ve her ay yayımlanan şantiye faaliyet raporları sayesinde, şantiyenin her aşaması ile ilgili bilgilendirilir.
Her bir alt yüklenici sözleşmesi gereği için yapılan geçici kabuller ile inşaat eksiksiz ve kusursuz olarak işveren’e teslim edilir.
İş sonunda yapılan işletmeyi bilgilendirme ve eğitim toplantıları ile birlikte tüm nihai uygulama projeleri(as-built) yatırımcıya teslim edilir.
PROJE KOORDİNASYONU :
Proje koordinasyonu, projenin her aşamasında, hedeflenen amaçlara ulaşılması adına proje grupları konsept tasarımı, mimari, iç mimari, elektrik, mekanik ekipleri arasındaki tüm iletişim ve koordinasyonun işveren adına sağlanmasıdır.
Proje ile ilgili tüm bilgilerin toplandığı ve dağıtımın yapıldığı tek adres PROJE YÖNETİMİ’ dir.
Mimari İhtiyaç Programı Oluşturulması.
Yapım Yöntemlerinin Belirlenmesi.
Mimari ve Mühendislik Tasarım Kriterlerinin Belirlenmesi.
Mimari ve Mühendislik Projelerinin Yönetim ve Koordinasyonu bu kapsamdadır.
ŞANTİYE YÖNETİMİ :
İmzalanan ilk sözleşme ve yükleniciye yapılan yer teslimi ile birlikte Proje Yönetimi, inşaat sahasında birebir işveren adına aşağıdaki konularda görev alır.
Şantiye Yönetim ofisi kurulmasını sağlar.
PROJE YÖNETİMİ inşaat sahasında, teknik ofis ve saha grubu adı altında iki ana bölümle tüm işlerin takibini üstlenir.
Şantiye sahasındaki tüm yüklenici ve alt yüklenici koordinasyonu, bilgi akışı ve denetim Proje Yönetimi tarafından oluşturulan prosedürler çerçevesinde sağlanır.
Her hafta tüm yüklenici firmalar ve işveren’in de katılımı ile yapılan haftalık koordinasyon toplantıları doğrultusunda iş takip ve koordine edilir.
Her ay işveren’i bilgilendirmek amacı ile, aylık faaliyet raporları hazırlanarak yatırımcının bilgilerine sunulur.
Her bir sözleşme için işveren, yüklenici firma ve Proje Yönetimi’nin katılımı ile yapılan geçici kabuller ile iş eksiksiz ve kusursuz olarak yatırımcıya teslim edilir.
Proje ve Saha Koordinasyonu.
Şantiye Organizasyonunun ve Yönetim Sisteminin Belirlenmesi.
Uygulama ve Detay Projeleri Kontrolü.
Sözleşme Yönetimi.
Kalite Temini ve Kontrolü.
Zaman Yönetimi.
Bütçe Yönetimi.
İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Yönetimi.
Döküman Yönetimi.
Değişiklik veya İlave İş Yönetimi.
Raporlama.
İş Programı Takibi.
İşletmeyi Devreye Alma Yönetimi.
Bakım Planlaması.
Acil Durum Senaryolarının Yapılması.
Geçici Kabuller ve Kesin Kabul ile Projenin Teslimi.
-
Mekanik sistemle ilgili tüm hususlar
Isıtma
Soğutma
Islak Zeminlerle İlgili Düzenlemeler
Sıhhı Tesisat
Pissu Tesisatları
-
Elektrik ile ilgili tüm hususlar
Enerji Kaynakları
Jeneratör sistemleri
Zayıf akımlar
Aydınlatmalar
PROJE YÖNETİMİ firması şantiyede kısmen veya sürekli personel temin eder.
Proje veya uygulama yapmak için seçilen firmaların garantörlüğü hususu hiçbir şekilde Proje Yönetimi firmasını bağlamaz ve Proje Yönetimi firması sorumlu tutulamaz.
PROJE YÖNETİMİ yapılacak işlerle ilgili grup şirketleri bünyesince kendi namına fiyat teklifi verme ve işveren tarafından gerekli onay verilirse şantiyede kendi namına uygulama yapma hakkına sahiptir.
Sözleşmeye esas taraflar her hafta belirlenen gün ve saatte sözleşme esaslarının takip ve kontrolü maksadı ile şantiyede yada Proje Yönetimi’ne ait ofiste toplanır.
PROJE YÖNETİMİ, onaylanan program ve tarifleri dikkate alarak, Proje için gereken yatırımla ilgili tahmini bütçeyi oluşturacaktır. Proje alternatiflerini, yatırım maliyeti bazında mukayeseli olarak hazırlayacaktır. Kullanılması muhtemel yerli ve ithal malzemeleri tespit edecek değişik marka ve modellerin fiyatlarını, işveren’in yetkilileri ile görüşecek, belirlenecek en az iki farklı tedarikçiden fiyat teklifleri alacak ve işveren’in görüş ve tercihine sunacaktır.
Karar aşamasında,işveren’e her türlü bilgiyi verecek, gereken açıklamaları yapacaktır. Bu konulardaki nihai tercih işveren’e ait olduğundan, Proje Yönetimi herhangi bir tedarikçinin kefili veya garantörü değildir. İşveren dilerse önerilenlerin dışındaki tedarikçilerle de görüşüp, ihtiyaçlarını karşılayabilecektir.
PROJE YÖNETİMİ kapsamındaki tüm proje hizmetleri, Mimari , 3D Çizimler, Elektrik, Mekanik, Uygulama ve Detay projeleri bu sözleşme kapsamı dışındadır. Bu hizmetlerin üretimi sırasında gerekirse, işveren’in veya uygun göreceği sair danışmanların görüş ve onayları da alınacaktır. Ancak, bu danışmanların olası ücretleri işveren tarafından ayrıca ödenir; sözleşme bedeline dahil değildir.
PROJE YÖNETİMİ, yüklenici veya taşeronlarca hazırlanacak hak edişleri, sözleşmelerdeki periyotlarla teslim alacak, inceleyecek, düzeltilmesi gerekenleri düzelttirecek ve onaylayacak, ödenmesi için işveren’e teslim edecektir.
PROJE YÖNETİMİ, PROJE ile ilgili sözleşmelerden kaynaklanması muhtemel ihtilaflarda, işveren’e gereken teknik ve/veya hukuki görüş veya mütalaa desteği verecektir. Ancak, bu durum Proje Yönetimini İşveren’in yasal temsilcisi veya vekili; müşterek veya müteselsil sorumlusu; garantör veya kefili haline getirmez.
Alt Yüklenici veya taşeronların işveren ile imzalayacakları sözleşmelerdeki taahhütlerini yerine getirip getirmedikleri, tamamlanan işlerin uygunluğunun tespiti Proje Yönetimi tarafından yapılacaktır. Bu maksatla, gereken kabul heyetlerinin oluşturulması, tutanakların düzenlenmesi, geçici kabul ve asgari bir yıl sonra kesin kabullerin yapılması işleri Proje Yönetimi tarafından yürütülecektir.
PROJE YÖNETİMİ’NİN taşeronluk da yapması gereken istisnai hallerin ortaya çıkması halinde, taraflar bu hallere ilişkin koşulları ayrıca tanzim edecekleri sözleşmeler ile belirleyeceklerdir.
PROJE YÖNETİMİ, işveren ile birlikte karar verdikleri iş programına uygun çalışacaktır. Proje Yönetimi çalışma günleri ve iş takvimi, inşaat programına uyacak şekilde iş programını hazırlayıp sözleşmenin imzasını müteakip en fazla 10 içinde işverene teslim edecektir.
PROJE YÖNETİMİ, işi, sunulacak olan projeler,mahal listeleri ve işveren’in öncelikli sıralaması doğrultusunda yapacaktır.
PROJE YÖNETİMİ, İmalat sırasında yapı işlerinde işçi sağlığı ve iş güvenliği hükümlerine uyacaktır,uymayanları uyaracaktır,bununla ilgili düzenlemeleri işveren adına takip edecektir.
PROJE YÖNETİMİ, daha önce kendisiyle çalışmış, güvendiği işçileri şantiyede çalıştıracak, herhangi bir suçtan hüküm giymiş, 18 yaşından küçük şahıslara şantiyede iş vermeyecektir.
PROJE YÖNETİMİ, işveren’in istemediği çalışanları derhal şantiyeden uzaklaştıracaktır.
PROJE YÖNETİMİ, şantiyede işi veya benzer işleri yapacak olan diğer alt yükleniciler ile İşlerin ilerlemesine paralel olarak ödemelerin yapılmasını işverene önerir.
PROJE YÖNETİMİ, İş, hizmet ve yapım talimatlarını hazırlar, işe başlama izinlerini verir. İşe başlama talimatı ile proje, ihale ve yapım sözleşmesi kapsamında olmayan ve ilave harcama gerektiren işler için işveren’e yeni iş talimatları da imzalatılarak tutanak altına alınır.
PROJE YÖNETİMİ, Şantiye toplantıları düzenler ve bunları yönetir, inşaat ile ilgili olarak yapılan imalatların niteliklerinin belirlendiği şantiye tutanakları ve diğer kayıtları hazırlar ve alt yüklenici/yapımcı ve işveren ile karşılıklı imzalar.
PROJE YÖNETİMİ ,Yeterli bilgiyi ya da gerekli açıklamayı sağlamayan projelerin uygulamasını kolaylaştıracak ek proje ve detaylarını hazırlar ya da proje firmasına hazırlattırır.
PROJE YÖNETİMİ, Her türlü inşaat, imalat, tesisat ve montajı, boyut ve şekillerine uygun olarak, proje ve detaylarına göre eksiksiz yaptırır, onaylı projesi olmayan ve proje müellifinin mührünü taşımayan yada e posta ile iletilmemiş hiç bir işi yaptırmaz.
PROJE YÖNETİMİ, Mimar, yüklenici firma ya da firmalar ile işveren arasında herhangi bir anlaşmazlık halinde gerekli teknik verileri istendiği takdirde işveren’e sunar.
PROJE YÖNETİMİ, işlerini yaparken işveren’in idare ile arasındaki mukavele, proje, özel idari ve teknik şartnamelere, verilen numunelere aynen uymayı, tüzük ve yönetmeliklere ve alt yükleniciler ile mahalli idareler tarafından sunulan bilumum nizamlara ve talimatlara riayet etmeyi, ehil tüccar olarak davranmayı, iyi niyet kurallarına uymayı, müteahhitliğin genel vecibelerine uymayı, teklif verirken iş yerini gördüğünü, projeleri tetkik ettiğini, bazı hallerde iç içe çalışmalar da olabileceğini, işveren’in göstereceği lüzum üzerine bazı kalemlerin kısmen veya tamamen çıkarılmasına yada ilave edilmesi neticesinde yeni iş programına uymayı kabul ve taahhüt eder.
İŞİN KABULÜ :
İşin bittiğinin ve kabule hazır olduğunun alt yükleniciler tarafından işverene yazılı olarak bildirilmesi üzerine işveren veya yetkili vekili taahhüt konusu işin sözleşme eklerine uygun olup olmadığını inceleyerek durumun tespitini yapar.
PROJE YÖNETİMİ, tamamlanmasından sonra, tüm imalatların fiilen gerçekleşme durumları ile yapıda tesis edilen elektrik ve tesisat donanımı bilgilerini proje orijinalleri üzerine işler ve gerekli açıklamaları yapar.
PROJE YÖNETİMİ, Yapıldı Projesinin, 1 takım kopyasını, istenildiğinde gerektiğince çoğaltılabilmesi amacıyla üzerine "Yapıldı Projesi" yazıp, imzalayıp,proje müellifininde onayını ve imzasını alıp mühürledikten sonra işverene teslim eder. Projelerin orijinalleri hem proje yönetimi hemde proje müellifi tarafından muhafaza edilir.Muhafaza süresi en az 5 yıldır.
KESİN HESAP AŞAMASI :
Yapı Kesin Maliyetinin Belirlenmesi : Yapının kabulünün yapılmasından önce (sözleşmenin yürürlükten kalkması ya da kaldırılması durumunda), Proje yönetimi yapının kesin hesaplarını hazırlar ya da başkası tarafından hazırlanmışsa bunları inceler ve onaylar.
Kesin hesapların yapılmasında, uygulama sürecinde yapılan kesin metraja dayanan hakedişler ile tamamlanan kesin metrajlar, tutanaklar, ataşmanlar ve rölöveler esas alınır.
Yapılmışsa, "Yapıldı Projeleri" kesin hesaplara dayanak alınır.
Hazırlanan kesin hesaplar proje yönetimi, yüklenici/yapımcı ve proje müellifi tarafından imzalanır ve işveren’e verilir.
PROJE YÖNETİMİ, Uygun olmayan durumlarda yıktırıp yeniden yaptırır; yıkılıp yeniden yapılmasında yarar sağlanmayan ve bu şekli ile kalmasında sakınca görülmeyen eksiklikleri, kesin hesapta gereğini yapmak üzere işverene bildirerek "Şantiye Talimat Defteri"ne kaydeder.Yeniden imalat gereken hallerde proje yönetimi başka bir firmaya işi vererek sorunlu imalatın düzeltilmesini sağlayabilir.
KABUL-TESLİM AŞAMASI :
PROJE YÖNETİMİ, yüklenicinin müracaatı üzerine yapıyı inceler ve ilgili kısımlarını inşaat, tesisat ve elektrik mühendislerine incelettirerek, kabulün yapılmasına engel bulunmadığına dair işveren’e rapor verir.
PROJE YÖNETİMİ, yapının bu ilk muayenesi olan geçici kabulü engelleyen durumlar varsa, bunları belirler ve yüklenici ya da yapımcılardan bu eksik ve kusurların tayin ettiği süre içerisinde giderilmesini ister.Tüm bu aşamayı taraflar arasında karşılıklı tutanak altına alır.
PROJE YÖNETİMİ, işveren tarafından yapılacak kabul işlem ve incelemelerinde hazır bulunur ve işverene yardımcı olur.
PROJE YÖNETİMİ tarafından yerinde yapılan inceleme sonucu imalatların sözleşme ve eklerine, projelerine, şartnamelerine ve genel olarak bilinen fen ve sanat kurallarına uygun yapıldığı belirlenirse, yapının kabulü yapılır ve durum bir tutanağa bağlanır. Bu "Kabul Tutanağı " Proje Yönetimi, Yüklenici, Proje Müellifi ve İşveren tarafından imzalanır.
